≈ 3 500
agents équipés en vêtements de travail
5 → 1
personnes pour coordonner les achats du vestiaire
≈ 15
acheteurs et validateurs avec des accès adaptés
Nous avons remplacé nos fichiers Excel par une plateforme commune pour gérer les achats, les attributions et les livraisons. La coordination du vestiaire, qui mobilisait cinq personnes, est aujourd’hui assurée par une seule. Nos acheteurs et nos validateurs disposent chacun des accès adaptés à leur rôle, ce qui nous permet de simplifier la gestion tout en gardant la maîtrise de nos commandes.
Lucie Dumont
Responsable des achats au conseil départemental
Seine-Saint-Denis
Industrie
Collectivité territoriale
Chiffre d’affaires
Nombre de salariés
Région
Île-de-France
Introduction
Environ 3 500 agents à équiper, plusieurs services aux besoins différents et une quinzaine d’utilisateurs impliqués dans les achats et les validations. Avec Paracel, le Département de la Seine-Saint-Denis a réuni la gestion de ses vêtements de travail dans une plateforme commune, de la commande à l’attribution des trousseaux et au suivi des livraisons.
Équiper les agents d’une collectivité demande de coordonner des produits, des interlocuteurs et des lieux de livraison différents. Chaque service doit pouvoir exprimer ses besoins, tandis que les personnes chargées des validations conservent leur rôle dans les achats.
Le Département s’appuie sur Paracel pour réunir ces opérations : choix des vêtements, commandes, validations, attributions, trousseaux et livraisons. La fourniture et la personnalisation des tenues complètent cet accompagnement.
Challenge
Avant la mise en place de Paracel, la gestion des vêtements de travail reposait notamment sur des fichiers Excel. Cinq personnes étaient mobilisées dans cette organisation des achats.
Les besoins étaient variés : vêtements de haute visibilité pour les interventions sur le terrain, tenues pour la restauration, les services routiers, les établissements scolaires ou les soins à la personne. À cette diversité s’ajoutaient plusieurs acheteurs, différents niveaux de validation et des livraisons au siège ou sur les sites.
L’enjeu était de réunir les informations nécessaires au suivi du vestiaire et de permettre à chaque intervenant d’agir au bon moment, avec les accès correspondant à ses responsabilités.
Usage 1
Réunir les achats, les attributions et les livraisons dans un même outil
La plateforme Paracel est devenue l’espace commun de gestion du vestiaire. Les équipes y retrouvent les achats, les attributions aux agents, les trousseaux et les livraisons.
Les fichiers Excel utilisés pour ces opérations ont laissé place à une gestion centralisée. Les informations utiles au suivi des équipements sont réunies dans le même outil.
La coordination des achats du vestiaire est désormais assurée par une personne, contre cinq auparavant. Cette coordination centrale s’articule avec les interventions des acheteurs et des validateurs des services concernés.
Usage 2
Organiser les accès et les niveaux de validation
Une quinzaine d’utilisateurs participent aux achats et aux validations dans la plateforme. Leurs accès sont adaptés à leur rôle.
Un acheteur peut préparer une commande pour les besoins de son service, puis un autre interlocuteur intervient pour la valider. Les niveaux de validation permettent ainsi de conserver une organisation des achats conforme aux responsabilités définies par la collectivité.
Chaque intervenant dispose de sa place dans le circuit : préparer la demande, décider de sa validation ou suivre son traitement. La personne qui coordonne le vestiaire peut gérer l’ensemble de ce fonctionnement dans une plateforme commune.
Usage 3
Relier les besoins des métiers aux tenues livrées sur le terrain
Paracel fournit les vêtements de travail correspondant aux différents métiers couverts par la collaboration et réalise leur personnalisation.
La gestion des attributions et des trousseaux relie les achats aux besoins d’équipement des agents. La plateforme permet également de retrouver le suivi des livraisons.
Selon l’organisation retenue, les vêtements sont livrés au siège ou sur plusieurs sites de la collectivité. Le même dispositif couvre ainsi la préparation de la commande, sa validation, l’attribution des vêtements et leur acheminement.
Résultats
≈ 3 500
agents équipés en vêtements de travail
5 → 1
personnes pour coordonner les achats du vestiaire
≈ 15
acheteurs et validateurs avec des accès adaptés
La coordination des achats du vestiaire mobilise désormais une personne au lieu de cinq, soit 80 % de personnes en moins, pour environ 3 500 agents équipés et une quinzaine d’acheteurs et de validateurs habilités sur la plateforme.